De geïntegreerde bedrijfssoftware voor de hovenier/groenvoorziener

Nieuws

Vroeger kwamen de gegevens binnen als we al twee maanden verder waren, nu vrijwel realtime

De afgelopen jaren is de groentak van de Gemeente Enschede op de schop genomen. Met het oog op de uniformiteit van het uit te voeren werk werd gekozen voor verzelfstandiging van de groentak. Dick Krabshuis, werkvoorbereider en planner bij Onderhoud Enschede licht dit toe.

In 2009 besloot de gemeenteraad van Enschede, net als veel andere gemeenten de afgelopen jaren, alleen nog een regisserende rol op zich te nemen en de uitvoerende rol op afstand te zetten. Allereerst ging het onderhoud van de stad (opgedeeld in vijf stadsdelen) over naar een aparte afdeling. Vervolgens waren er enkele opties: de situatie zo laten, verzelfstandigen of de onderhoudstak onderbrengen bij andere partijen. Om versnippering van de werkzaamheden – veelal integraal onderhoud – te voorkomen, en met het oog op het grote aandeel medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, werd gekozen voor de tweede optie. In 2016 resulteerde dat officieel in het zelfstandige Onderhoud Enschede BV, met de gemeente Enschede als enige aandeelhouder. Van de opdrachten die Onderhoud Enschede uitvoert, is 99% afkomstig van de gemeente Enschede. Daardoor werken de 240 medewerkers van het bedrijf veelal op gemeenteterreinen, op basis vancontracten voor het integraal onderhoud van de buitenruimte.

Dat betekent dat het bedrijf groen aanlegt en onderhoudt en bomen verzorgt, maar ook zandwegen verzorgt, werkzaamheden aan bermen en sloten uitvoert en civiele klussen oppakt, zoals riolering en bestrating. In twee stadsdelen wordt de onkruidbestrijding op verharding uitbesteed aan aannemers; in de andere drie delen wordt dat door het bedrijf zelf uitgevoerd. De andere werkzaamheden doet het bedrijf in alle stadsdelen zelf. Wel wordt er een beroep gedaan op uitzendkrachten, maar dit alles wordt vanuit het bedrijf gecoördineerd.
 

Softwaresystemen

‘Met 1800 medewerkers werd er bij de gemeente met vele softwaresystemen gewerkt. De gemeente stond niet echt te trappelen om nog een nieuw systeem aan te schaffen. De verzelfstandiging van de gemeentelijke groentak was een belangrijke voorwaarde om voor dit pakket te kiezen’, vertelt Dick Krabshuis, werkvoorbereider en planner bij Onderhoud Enschede. ‘Eind 2013 kregen we het akkoord van de gemeente om Groenvision te introduceren, met het idee dat we gingen verzelfstandigen. Met dat plan konden we doorgaan op een manier zoals wij dat wilden.’ Voor de werknemers veranderde er in de overgangsfase naar een zelfstandige bv gevoelsmatig niet veel, maar achter de schermen gebeurde een boel. Werd er voorheen in diverse softwarepakketten van de gemeente Enschede gewerkt, nu werd de overstap gemaakt naar drie pakketten: Exact Software, Jewel Taken en Groenvision. Deze laatste, van ontwikkelaar Infogroen, verwerkt diverse aspecten van bedrijfsvoering in één digitaal pakket. ‘In mijn werk bij het sociaal werkbedrijf van de gemeente Enschede had ik al ervaring opgedaan met de software van Infogroen’, vertelt Krabshuis. ‘Daar werkten we al sinds 1987 met het softwarepakket van deze aanbieder, destijds nog gewoon ‘Infogroen’ genaamd. Ik denk zelfs dat we een van de eerste gebruikers waren. Rond 2012, 2013, ging dit programma grondig op de schop en kreeg het de naam Groenvision.’ In januari 2014 ging de groentak met Groenvision aan de slag. ‘Zeker één van de partijen waaraan Onderhoud Enschede de onkruidbestrijding op verharding uitbesteedt, werkt ook met Groenvision’, weet Krabshuis. Maar dat is eigenlijk puur toeval, want deze partijen werken geheel zelfstandig en los van het bedrijf. Zelf gebruikt Onderhoud Enschede het pakket in de volle breedte van het bedrijf, bijvoorbeeld voor het maken van offertes, nacalculatie, urenregistratie en
inzage in de inzet van het materieel, dus de totale bedrijfsvoering.


Projectvoortgang

Krabshuis mag zichzelf ‘applicatiebeheerder’ noemen, wat inhoudt dat hij het systeem beheert en alles eromheen regelt. Hij houdt bijvoorbeeld in de gaten of de gegevens er goed in staan en voert nieuwe gegevens op de juiste manier in. ‘Maar denk bijvoorbeeld ook aan het registreren van inkoopprijzen of het invoeren van nieuw materieel’, licht Krabshuis toe. ‘Het mooie aan dit systeem is dat je door middel van filters snel kunt opzoeken of een project de goede kant op gaat en zo nodig tijdig kunt bijsturen’, vertelt hij. ‘In 2014 was het nog best spannend of dit goed zou gaan. Voorheen waren de gegevens pas beschikbaar voor de hoofduitvoerder als we al bijna twee maanden verder waren.’

‘Nu zijn de gegevens vrijwel realtime in te zien. Inkoopfacturen worden één keer per week vanuit het boekhoudkundig programma Exact ingeboekt in Groenvision. Ze worden digitaal van het ene naar het andere systeem overgeboekt.’ Ook de ‘buitenmensen’ van Onderhoud Enschede maken van het systeem gebruik. De uitvoerders maken bijvoorbeeld offertes voor het betreffende stadsdeel en voeren de uren in. ‘Ter plekke worden de uren geregistreerd via de mobiele urenregistratie. Dat kan bijvoorbeeld via de tablet die de teams bij zich hebben.’
 

Alles in één

Dat ‘alles-in-één-pakket-aspect’ vindt Krabshuis wel een voordeel. ‘Bij de gemeente werd gewerkt met veel softwareprogramma’s, die veelal naast elkaar werkten. Dat alles in één programma zit, heeft als voordeel dat je elke minuut van de dag kunt zien hoe het bedrijf ervoor staat. Dat kan goed in beeld gebracht worden. Het inrichten van het programma, hoe dit het beste opgebouwd kan worden, daar is Infogroen sterk in. Er wordt goed over nagedacht, logica in aangebracht; daar plukken we nu de vruchten van.’ Je kunt het product wel aanschaffen en denken er direct mee aan de slag te kunnen, maar zonder ondersteuning door experts ben je als een vis op het droge, denkt Krabshuis. ‘De implementatie met de consulenten was een belangrijk moment voor ons. Begrijpen hoe de structuren in elkaar zitten, de filters en overzichten snappen, daar hebben zij bij geholpen. We werken hier met zeven à acht verschillende soorten werkzaamheden voor het jaarrond onderhoud van de buitenruimte, van langlopende projecten tot kleine opdrachten. Het is fijn om die gegevens gescheiden te houden, maar dan moet je wel weten hoe je dat doet. Na instructie is dat allemaal goed te doen.’ Zoals gezegd werkt het bedrijf ook met Jewel BOR Taken. Hoe verhouden die twee pakketten zich tot elkaar? ‘Jewel Taken is een ondersteunend programma voor de medewerkers buiten. Je kunt wel op kantoor een planning maken, bijvoorbeeld het aantal uren dat per week aan bepaalde werkzaamheden wordt besteed, maar dat zegt niet veel over hoe je door een wijk heen gaat, via welke route. Van de gemeente krijgen we shape files, die gebruikt worden om met Jewel Taken de routes te plannen. Groenvision is echt een calculatieprogramma.’ Groenvision van Infogroen en Jewel Taken zijn daarmee pakketten die los van elkaar draaien, maar elkaar wel aanvullen.




Foto: www.onderhoudenschede.nl

Stel uw vraag Terug naar nieuwsoverzicht... >

BLIJF GEMAKKELIJK OP DE HOOGTE EN MIS NIETS

DIGITALE NIEUWSBRIEF

Schrijf je hier in en blijf gemakkelijk op de hoogte.

GROENLICHT MAGAZINE

Download hier ons vakblad voor GroenVisionairs.

KENNISMAKINGSSESSIES

Download het overzicht. Bijeenkomsten door het gehele land.

DIRECT CONTACT

Direct contact