De geïntegreerde bedrijfssoftware voor de hovenier/groenvoorziener

Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp: Met Easy Vision en Vision Mobile kun je opschalen en groeien als bedrijf

'Het scheelt mij tien tot twintig uur per week', rekent Karin Degenkamp uit.

Interview met Karin Degenkamp, van Hoveniersbedrijf Parick Degenkamp

EasyVision

Over naar één nieuw systeem

Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp heeft de Vision Mobile-app geïnstalleerd en is bezig om deze te integreren in de bedrijfsvoering. Dat is wel een uitdaging, gezien de huidige drukte. De finetuning staat voor deze winter gepland. Karin en Patrick Degenkamp namen het bedrijf in 2014 over en begonnen in 2018 met automatiseren. Het bedrijf is groeiende, mede door de samenwerking met tuinarchitecten voor grotere tuinen.

'Vóór de automatisering tikten we de facturen nog in Word. Daarnaast werkte ik met allerlei verschillende systemen',

Vertelt Karin Degenkamp, die op kantoor werkt. 'Ik werkte per klant met aparte mapjes voor de facturen en had allerlei rekenmethoden voor de jaaruren en vrije dagen. De buitenmedewerkers schreven hun uren op een A4'tje en leverden dat aan het einde van de werkdag bij mij in. Natuurlijk werkt dit, maar als een bedrijf pakweg acht of meer medewerkers heeft, gaat het wringen. Wij werken in de zomer soms met tien man; dan is het onmogelijk om de oude manier van administreren vol te houden. Ik zou dan fouten maken en het is ook onhandig dat de systemen niet aan elkaar gekoppeld zijn.'

Karin Degenkamp: 'Met Vision Mobile kunnen we snel schakelen; dat scheelt veel tijd'

Zo kwam Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp uit bij Easy Vision. 'In Easy Vision zit een jaarurenmodel, ik kan er offertes en facturen mee maken en de boekhouding in doen, alles in één', aldus Karin Degenkamp.
'We zijn begonnen met het basismodel voor offertes en facturen; daarna hebben we de boekhouding eraan gekoppeld.'
De volgende stap was dat de medewerkers hun uren in de Vision Mobile-app gingen registreren. Daardoor hoeft er nu op kantoor alleen nog te worden gecontroleerd, geaccordeerd en doorgezet naar de facturatie. 'Alle bedrijfsonderdelen zijn aan elkaar gekoppeld; dat scheelt veel werk. Zo zijn de vakantiedagen gekoppeld aan de overuren. Medewerkers kunnen een actuele uitdraai krijgen en hebben direct inzichtelijk hoeveel vrije dagen ze nog hebben. Op 1 april maak ik uitdraaien voor de boekhouding en de administrateur; dat gaat heel eenvoudig. We zien nu snel hoe een project ervoor staat qua omzet en winst, doordat inkoop, verkoop, uren van de medewerkers en materialen duidelijk vermeld worden. Als je als hoveniersbedrijf steeds grotere projecten krijgt, zoals wij, is het prettig als je de marges in één oogopslag kunt zien.'

De calculatie is bij grotere projecten anders dan bij kleinere projecten, merkt Karin Degenkamp. 'Grotere projecten proberen we een beetje op te knippen', verklaart ze. 'In de offerte vermelden we werkpakketten, zoals tuin ontruimen, bestrating, beplanting, houtwerk. Onze medewerkers boeken hun uren binnen deze werkpakketten. Daardoor merken we het eerder als het ergens scheef gaat lopen. Tot slot kunnen de buitenmedewerkers als ik jaarprojecten inzien. Als we er bijvoorbeeld bij een jaarproject halverwege het jaar achter komen dat we al over de helft van het aantal uren zitten, moeten we met de opdrachtgever gaan praten om dit aan te passen.' 

Uitdagingen
De medewerkers volgen de weekplanning die Karin en Patrick Degenkamp invullen via Vision Mobile. 'Wanneer we de puntjes op de i hebben gezet, kunnen de medewerkers in de planning hun gewerkte uren en gebruikte machines en materialen toevoegen.' Karin Degenkamp merkt dat het flink wat tijd kost om uitleg te geven aan de medewerkers. Als ze het opnieuw had mogen doen, had ze Infogroen gevraagd om langs te komen voor een toolboxmeeting. 'Ik dacht: ik doe dat zelf allemaal wel. Maar ik heb me daarop verkeken. Het programma is niet moeilijk; het is juist gebruiksvriendelijk. Maar je moet duidelijke uitleg geven om te zorgen dat de buitenmedewerkers het direct goed snappen. De medewerkers van Infogroen kunnen dat als geen ander. Wellicht kan Infogroen zo'n toolboxmeeting als optie opnemen in de offerte.'

 

Tijdwinst
Hoewel Vision Mobile nog niet voor 100 procent draait bij Hoveniersbedrijf Degenkamp, levert de app het bedrijf al flinke tijdwinst op. 'Het scheelt mij tien tot twintig uur per week', rekent Karin Degenkamp uit. 'Met Easy Vision en Vision Mobile kun je opschalen en groeien als bedrijf.'
 

 

 

Lees meer over dit interview >

B&C Hoveniers: 'Easy Vision en Vision Mobile geven mij rust en overzicht. De belangrijkste winst is dat je alle gegevens paraat hebt.'

Interview met Gert-Jan Combee van B&C Hoveniers

EasyVision

Op maat ingericht

Gert-Jan Combee is eigenaar van B&C Hoveniers. Dit bedrijf tekende al met Infogroen-software en gebruikt sinds 2020 EasyVision met Vision Mobile. Allereerst maakte Combee Easy Vision grotendeels leeg en richtte hij het opnieuw in met onderdelen die horen bij zijn eigen werkwijze. 'Easy Vision is heel uitgebreid. Dat is geweldig, maar Infogroen zou ook een versie kunnen maken die meer past bij de eenvoud van kleinere bedrijven. Ik baseer mijn offerte op een lijst met materialen en werkzaamheden die nodig zijn voor de aanleg van een tuin: grondwerk, beplanting, verharding, vlonders, berging. Ook werk ik met bepaalde functieomschrijvingen, waaraan verschillende uurtarieven zijn gekoppeld. Op basis daarvan heb ik zelf binnen Easy Vision ons eigen calculatieprogramma ingericht', vertelt Combee.
 


Voor deze inrichting op maat kreeg Combee hulp van Infogroen. 'Ik wist duidelijk wat ik wilde, maar ik ben geen computertechneut. Verschillende medewerkers van Infogroen hebben me daarmee geholpen. Het voordeel daarvan was dat ik input kreeg vanuit meerdere perspectieven, want de Infogroen-medewerkers hebben hun eigen specialiteit.'

B&C Hoveniers heeft Vision Mobile op iPads geïnstalleerd; in beide bedrijfswagens ligt er een. 'Mijn medewerkers bellen me niet meer met de vraag waar de klant ook alweer woont. Alle project- en klantinformatie staat in het systeem. Nu werk ik alleen nog met de urenregistratie en offertes in Vision Mobile, maar de planning komt daar binnenkort bij. Dat is handig, omdat wij veel vaste werkzaamheden hebben die steeds terugkomen. Van ons werk is 60 procent aanleg en 40 procent onderhoud. Het vaste werk is eenvoudig periodiek in te voeren in een jaarplanning, die iedereen via Vision Mobile kan inzien. Op basis van deze planning kunnen we onze uren efficiënter indelen.'
 

Tijdwinst

Combee van B&C Hoveniers: 'Easy Vision en Vision Mobile geven mij rust en overzicht. De belangrijkste winst is dat je alle gegevens paraat hebt.'

 

B&C Tuinimpressies


 

Lees meer over dit interview >

Bert Bijsterbosch investeerde direct in EasyVision

Interview met Bert Bijsterbosch, hoveniersbedrijf Bijbo

EasyVision

Na 25 jaar loondienst en daarvan een aantal jaren de wens om zelfstandig hovenier te worden, zette Bert Bijsterbosch 1 januari van dit jaar de stap. Onderdeel van het businessplan was direct te starten met een goed softwareprogramma voor het maken van offertes en facturen.

Bijsterbosch koos voor EasyVision van Infogroen: ‘Het is gemaakt voor ons vak en dat merk je.’

Van kleins af aan zat het er al in dat Bert Bijsterbosch van Hoveniersbedrijf BIJBO in het groen zou gaan werken. ‘Mijn vader zat ook altijd in het groen en het trok mij ook. Veel buiten zijn, werken met planten en in de natuur. Ik heb de middelbare tuinbouwschool doorlopen, dat was toentertijd ook wat we nu een BBL-opleiding noemen. Daarnaast dus heel veel stage gelopen.’ Bijsterbosch kwam terecht bij een hoveniersbedrijf in Apeldoorn en later in Heerde, waar zijn eigen bedrijf nu ook gevestigd is.

‘Het kriebelde al jaren om voor mezelf te beginnen. Het is toch spannend, we hebben ook een gezin en kinderen. Maar ik ben nu 47 en ik moet ook niet té lang wachten, dan is het moment voorbij. Dus hebben we vorig jaar het besluit genomen en hebben mijn vrouw en ik ons goed voorbereid.’

Breedte van de werkzaamheden
Bijsterbosch doet alles zelf. Tuinontwerp, bestraten, het bouwen van een overkapping, beplanting of onderhoud wordt allemaal zelf en, nu nog, alleen uitgevoerd. ‘Dat maakt het zo leuk, de breedte van het soort werkzaamheden. Als ik nou terugkijk op het eerste half jaar, dan heb ik een paar nieuwe tuinen aangelegd bij nieuwe woningen en bestaande tuinen gerenoveerd.  Een andere tuineigenaar vroeg om een overkapping bij een tuin en ik ben nu bezig met de aanleg van een zwemvijver. Verder heb ik nog wat adressen voor onderhoud van het groen en heb ik een bosperceel onderhouden. Mensen komen vooral via mond-tot-mondreclame bij mij terecht. Iedereen is, gelukkig, tevreden. Eigenlijk heb ik werk genoeg voor iemand erbij, maar met de corona-onrust wacht ik daar toch nog even mee.’

‘Van kleins af aan zat het er al in dat Bert Bijsterbosch in het groen zou gaan werken

 

Leerwerkbedrijf
Toch krijgt Bijsterbosch binnenkort versterking. Hoveniersbedrijf BIJBO meldde zich direct aan als leerwerkbedrijf en heeft daarvoor de erkenning ontvangen. ‘Ik vind het hartstikke mooi om die jonge mensen bij de hand te nemen en het vak te leren. Dat heb ik voorheen ook veel gedaan. Voor komend studiejaar heeft iemand zich bij mij gemeld en als het goed gaat, loopt hij dan drie jaar mee. Bij mij kun je veel leren, als eenpitter doe je alles en zijn er geen afdelingen voor specifieke werkzaamheden.’
 

 

Verzorgde offertes
'Machines zijn belangrijk, maar de zakelijke kant van je bedrijf is net zo belangrijk. Daarom hebben we ons daar goed op voorbereid. Vorig jaar bezochten we de beurs in Hardenberg en spraken met diverse partijen. Je komt dan toch snel bij EasyVision uit. Vooral voor kleinere hoveniers. EasyVision trok ons gelijk omdat het vakgericht is. Het was natuurlijk wel even wennen, daarom zijn we er in december al mee gestart, om er vanaf het begin goed mee uit de voeten te kunnen.
 

 

  Met deze offertes maak ik onderscheid, dat merk ik. Ik krijg van mensen terug dat ze het zo overzichtelijk en duidelijk vinden. En verzorgd, met ons logo erop en gespecificeerd per onderdeel. Als je een schutting wilt offreren, staat elk onderdeel al klaar in de offerte: Palen, schuttingdelen, bevestigingsmaterialen, arbeid, ect , alles staat er al in. Je vinkt het aan en past zo nodig de prijs aan. Idem dito voor het werkpakket bestraten. Je vult in het aantal vierkante meters in dat gelegd wordt, en het totale plaatje rolt er uit. Eventueel zijn prijzen in het werkpakket makkelijk aan te passen. Je kunt eigenlijk niets vergeten. Invullen en printen of mailen. Dat werkt supergoed en de offertes zijn duidelijk en netjes.’


EasyVision app
Bijsterbosch gebruikt EasyVision voor calculatie, offreren en factureren. Zijn vrouw Carla doet de financiële administratie. Een offerte maken is vanwege de opbouw van het programma, ook door haar prima uit te voeren. Bijsterbosch geeft aan welke materialen nodig zijn en zijn vrouw maakt het af. EasyVision bevat ook de communicatie met de klanten. Het is daarnaast mogelijk om een relatieprogramma, plantenprogramma of HelixCad, het tekenprogramma toe te voegen. ‘Best kans dat ik dit later nog eens doe. Wij  zijn gelijk dit jaar met met EasyVision Offertes en facturaties begonnen. Voor nu ben ik daar hartstikke blij mee. Tekeningen maken doe ik met de hand, mogelijk verandert dit in de toekomst nog eens.

Het is mogelijk om in het programma nacalculaties uit te voeren, ik merk dat ik dat in de praktijk niet of nog niet doe. Wel print ik de uren- en materiaallijsten van EasyVision uit, eventuele wijzigingen met noteer ik dan meteen, dat is nu mijn nacalculatie. Als eenmanszaak heb je snel door of dingen veranderen.

In december 2019 en januari hebben we veel tijd gestoken in het programma. Hadden we de helpdesk nodig, dan werden we vlot en goed geholpen. Bij de aanschaf krijg je sowieso een aantal uren online instructie. Inmiddels zijn we beiden goed thuis in EasyVision en hebben we nog amper hulp nodig van de helpdesk. Er is ook een EasyVision app, die heb ik nog niet, maar ga ik zeker wel installeren. Regelmatig heb je er toch behoefte aan om de gegevens van de klant bij je te hebben, heb ik gemerkt.’

'Als eenmanszaak heb je het snel door als er dingen veranderen' 

Infogroen
EasyVision is een van de softwareoplossingen van Infogroen. Andere softwareprogramma’s van Infogroen zijn onder meer GroenVision voor de voorziener, VisionMobile voor mobiele urenregistratie en online projectdossiers en HelixCad voor het maken van ontwerpen. EasyVision wordt geleverd met planten- en materiaalbibliotheken en afbeeldingen om offertes te verduidelijken of te verfraaien. Het pakket EasyVision bestaat uit de onderdelen Relaties, Projecten, die je direct inzicht geeft in materialen en uren, Documenten, voor alle communicatie, maar ook ontwerpen, werktekeningen, offertes, Digitale Facturatie en een Werkzaamhedenbestand. Deze bestaat uit honderden werkzaamheden met beschrijving, specifiek voor de hovenier. Handig voor calculaties en offertes.

Lees meer over dit interview >

INFOGROEN begrijpt wat ik bedoel

Interview met Jan van de Kraats, hoveniersbedrijf v.d. Kraats

EasyVision

Hij volgde ooit een opleiding tot automonteur, werkte jaren in de aanleg van gas- en waterleidingen en vond uiteindelijk via de avondopleiding hovenier (BOL) zijn echte werkbestemming. Inmiddels is Jan van de Kraats al achttien jaar eigenaar van hoveniersbedrijf v.d. Kraats in Scherpenzeel en werkt hij samen met vijf collega’s dagelijks met plezier aan de aanleg en het onderhoud van kwaliteits-tuinen, of zoals hij het zelf zegt: ‘Groene tuinen met mooie materialen, in die volgorde.’ Lees hier welke keuzes hij maakt in zijn bedrijfsvoering en hoe EasyVision hem daarin ondersteunt.

 

In de tijd dat Jan werkzaam was in de aanleg van gas- en waterleidingen, straatte hij in het weekend regelmatig tuinen van vrienden, kennissen en collega’s. Hoewel het een leuke bijbaan was, vond Jan het diep in zijn hart jammer dat hij maar ‘half werk’ mocht leveren en het groene deel van de tuin links moest laten liggen. Jan: ‘Daar begon het hoveniersbloed bij mij voor het eerst te kriebelen. Op het moment dat een van mijn weekendbazen vertelde dat zij een avondopleiding tot hovenier volgde, dacht ik dat wil ik ook.’ Zogezegd, was bij Jan figuurlijk ook zo gedaan. Hij startte de BOL-opleiding tot hovenier en vond werk als leerling-hovenier. Nog voor het einde van zijn opleiding begon Jan voor zichzelf. Jan: ‘Ik wilde altijd al voor mezelf beginnen en vond in het groen het vakgebied waarin ik dat ook echt aandurfde. In die tijd heb ik veel contact gehad met een oom van mij, die gepensioneerd hovenier was. Zijn verhalen en mijn eerste ervaringen als hovenier bevestigden mij dat ik de juiste keuze gemaakt had. Het is dankbaar werk: elke dag is anders, we mogen de mooiste dingen maken en klanten worden blij van ons. Hovenier is het mooiste beroep ter wereld.’

 

Aanstekelijk – uitbreiding team

Jans enthousiasme over het hoveniersvak was zo groot en aanstekelijk dat zijn vrouw José na een aantal jaar besloot om ook een hoveniersopleiding te gaan volgen. Zij koos voor de ontwerpkant van het vak, als aanvulling op Jan die zich gespecialiseerd had in aanleg en onderhoud. Sinds die tijd ontwerpt José alle nieuwe ‘v.d. Kraats’ tuinen en verzorgt zij de administratie van het bedrijf terwijl Jan zich concentreert op de in- en verkoop, de klantcontacten en de aansturing van zijn inmiddels vier collega’s in het veld. Over wat bestaande en potentiële particuliere en zakelijke klanten van dit team vakmensen mag verwachten, laat de slogan van het bedrijf geen twijfel bestaan: ‘Waar kwaliteit zijn plek kent’. Jan: ‘Kwaliteit staat voor ons voor het invullen van de wensen van onze klanten met de best passende beplanting en kwaliteitsmaterialen. Dat betekent zeker niet dat we alleen uitvoeren wat klanten van ons vragen. In de ontwerpfase bijvoorbeeld laten we ook altijd alternatieven zien die in onze optiek goed bij de tuin passen, maar waar de klant zelf niet zo snel aan gedacht had. In ons voorstel voor de beplanting en de materialen gaan we uit van duurzaamheid oftewel een zo lang mogelijke levensduur.’

 

INFOGROEN begrijpt wat ik bedoel

Omdat in Jans optiek de kwaliteit van zijn bedrijf ook spreekt uit kloppende calculaties, goede offertes en een sluitende administratie, startte hij al vrij snel met het automatiseren van deze werkprocessen. Hij koos voor de software van INFOGROEN. Jan: ‘Ik heb zelf geen verstand van ICT en ben afgegaan op referenties uit de markt en daaruit kwam INFOGROEN als beste naar voren. Nu ik een aantal jaar met ze werk, kan ik dat bevestigen, temeer omdat onze contactpersoon hovenier is geweest en als geen ander begrijpt hoe ons werkproces in elkaar zit. Als ik hem vraag om ‘een knoppie’ extra, snapt hij direct waar ik tegenaan loop en kan hij mij zo uitleggen hoe ik dat kan oplossen.’

 

Software die de processen ondersteunt

In 2017 koos Jan ervoor om over te stappen op EasyVision, de vernieuwde groene software van INFOGROEN. Een stap waar hij geen spijt van heeft. Jan: ‘Het is een gebruikersvriendelijk programma dat eenmaal ingevoerde gegevens hergebruikt in het hele werkproces. Ik kan er bij wijze van spreken met één druk op de knop alle lijsten en overzichten uit halen die ik nodig heb en dat bespaart tijd.’ Jan maakt in EasyVision zijn calculaties, offertes en inkoopopdrachten maar ook werkinstructies voor zijn collega’s. Jan: ‘Wat ik ook prettig vind is dat de offertes uit EasyVision er kwalitatief goed uitzien, daar kunnen we goed mee voor de dag komen bij klanten.’ In EasyVision zitten ook functionaliteiten waar Jan nog geen gebruik van maakt, vertelt hij. Het programma kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan hun ontwerpprogramma HelixCAD en uitgebreid worden met een module om op locatie uren te registreren. Jan: ‘Dat we dat nog niet doen, heeft alles met mijzelf te maken. Als je het maximale uit automatisering wil halen, moet je er zelf tijd en energie in willen steken. En die wil ontbreekt bij mij, mede omdat ik al heel blij ben met wat ik er nu mee kan.’

 

Uitbreidingsplannen

Wellicht dat Jan daar in de toekomst nog anders tegenaan kijkt. Vooralsnog ligt zijn focus vooral op de werving van twee nieuwe collega’s. Jan: ‘Ik zie nog genoeg kansen in de markt; we kunnen meer opdrachten binnenhalen dan we nu doen. Ik wil ons team daarom graag uitbreiden met twee nieuwe hoveniers, maar dat is in de huidige markt nog niet zo eenvoudig. We zoeken ze zeker niet alleen binnen onze branche en de groene opleidingen, maar ook daarbuiten. José, die uit de horeca kwam, en ik zijn immers het levende bewijs dat je als ‘zij-instromer’ heel gelukkig kunt worden in het groen’ besluit Jan met een lach.

 

 

 

Lees meer over dit interview >

Inzicht op alle niveaus in de organisatie

Interview met Robert Stuurman, Glenn Hogervorst en Amy Jansen, Spaarnelanden

GroenVision Professional

Van het beheer van groen en speelpleintjes tot het beheer van straat- en verkeersmeubilair. De veertig medewerkers van de BOR-unit van Spaarnelanden zetten zich dagelijks met plezier in om de leefomgeving in de gemeente Haarlem duurzaam en goed ingericht te houden. Samen met inhuurkrachten en toeleveranciers tekenen ze voor zowel het planmatig onderhoud als voor het oplossen van spoedmeldingen. In die drukke, weerbarstige praktijk is het noodzakelijk om grip en controle te houden op met name de planning. Hoe ze dat met hulp van GroenVision organiseren, vertellen Unitmanager Robert Stuurman, Werkvoorbereider Glenn Hogervorst en Product Manager Amy Jansen in dit artikel.

 

Spaarnelanden wil de motor zijn achter een duurzame en plezierige leefomgeving voor burgers en bedrijven in de regio Haarlem. De verzelfstandigde overheidsinstelling is hiervoor actief in vier werkgebieden: afval en reiniging, beheer openbare ruimte, parkeerservice (beheer parkeergarages) en mobiliteitsservice (beheer en verduurzaming eigen en wagenpark klanten). In alle werkgebieden staan naast de operationele uitvoering de thema’s verduurzaming, CO2-reductie en circulariteit centraal. Robert Stuurman: ‘Spaarnelanden wil koploper zijn op het gebied van duurzaamheid. Die ambitie maken we in ons dagelijkse werk waar door bijvoorbeeld ons groenafval te composteren, kaphout her te gebruiken in de stad en door over te stappen op zonnepanelen en elektrisch vervoer en gereedschap. Daarnaast geven we uitvoering aan het gemeentelijke duurzaamheidsbeleid door bijvoorbeeld extra laadpalen in de gemeente te plaatsen.’

 

De dynamiek van alledag

Bij de kwaliteit- en verduurzamingsambitie van Spaarnelanden past ook dat de verschillende units binnen Spaarnelanden efficiënt en digitaal kunnen samenwerken. Daarom besloot de organisatie in 2017 om het ICT-landschap te optimaliseren: enerzijds door de ICT-infrastructuur te vernieuwen en anderzijds door de verschillende softwarepakketten van de verschillende units daarop geïntegreerd te laten samenwerken. Er werd een consortium van verschillende ICT-leveranciers opgericht om dat te realiseren. Voor de BOR-unit was het van belang dat INFOGROEN daar onderdeel van uitmaakte. Amy: ‘Ons werkterrein is divers en bestaat uit verschillende activiteiten die we in opdracht van de gemeente en verschillende andere (overheids)organisaties uitvoeren. We werken samen met inhuurkrachten en onderaannemers aan planmatige onderhoudsprojecten maar krijgen ook bijna dagelijks opdrachten voor het uitvoeren van spoedonderhoud. Dat kan van alles zijn: het weghalen van omgewaaide bomen/takken, het herstellen van straatmeubilair dat aangereden is of gesloopt, het oplossen van wateroverlast en dergelijke.’ Robert vult aan: ‘In die drukke, weerbarstige praktijk is het van belang om overzicht te houden op de dagelijkse gang van zaken en dat kan niet zonder passende automatisering. We werkten voorheen al met software van INFOGROEN en onze voorkeur ging er dan ook naar uit om in de ICT-transitiefase over te stappen naar hun nieuwste pakket, GroenVision. Dat is een compleet programma dat speciaal ontwikkeld is voor onze sector en zich bewezen heeft in de markt.’

 

Gemaakt door en voor vakmensen

Om de implementatie van GroenVision en de integratie ervan met bijvoorbeeld de HRM-, inkoop- en boekhoudsoftware (Afas-Ultimo) goed te begeleiden, werd een stuur- en projectgroep opgericht waarin Amy als key-user werd aangesteld. In die rol werkte ze nauw samen met Erik Aarsen van INFOGROEN, die twee dagen per week bij Spaarnlanden aanwezig was. Amy: ‘Het was mijn taak om te benoemen wat er in onze praktijk nodig is om aansluiting te vinden op de (digitale) werkprocessen intern. Erik maakte vervolgens de technische vertaalslag daarvan in GroenVision en zocht hierover afstemming met andere softwareleveranciers. Daarnaast werkten we aan de implementatie van GroenVision in onze operatie. We hebben veel aandacht besteed aan het informeren en trainen van onze collega’s, mede omdat we het pakket in de volle breedte gebruiken. Ik heb bijvoorbeeld dagelijks een spreekuur gehouden om mijn collega’s van de buitendienst te begeleiden bij het mobiel invoeren van hun werkuren. De kennis en ervaring van INFOGROEN en Erik, die in ons vakgebied werkzaam is geweest, hebben ons hierbij zeker geholpen. GroenVision is gemaakt door en voor mensen met vakkennis en dat is te merken.’

 

Gebruikersvriendelijk, compleet pakket

Glenn Hogervorst vult aan: ‘Ik werk sinds 1 januari 2018 bij Spaarlanden en zo ongeveer op mijn eerste werkdag zijn we ook gestart met werken in GroenVision. De uitleg en de e-learningmodule waren duidelijk en het programma zelf is gebruikersvriendelijk. Inmiddels gebruiken we het programma bij alle stappen in ons werkproces: inkoop, offertes maken, plannen, uren boeken, (proforma)facturen maken enzovoorts. We kunnen er van alles mee. Als werkvoorbereider kan ik bijvoorbeeld extra informatie op de werkbonnen voor mijn collega’s meegeven en omdat mijn collega’s in het veld dagelijks hun uren boeken is makkelijk om de voortgang van projecten te volgen. Dat helpt mij bijvoorbeeld om steeds nauwkeuriger te kunnen calculeren.’

 

Inzicht

Volgens Robert zorgt GroenVision voor inzicht op alle niveaus in de organisatie: van informatie per project tot en met managementinformatie voor intern gebruik en voor rapportages naar de gemeente. Robert: ‘Met die informatie kunnen we intern en naar onze klanten onderbouwen hoe we mensen en middelen inzetten. Van daaruit is het een kleine stap om met elkaar in dialoog te gaan over hoe we nog effectiever kunnen samenwerken en/of over hoe we mensen en middelen wellicht anders in kunnen zetten. En dat vind ik – zeker ook gelet op onze ambities op het gebied van duurzaamheid – een grote meerwaarde voor onze organisatie.’

 

 

 

Lees meer over dit interview >

HelixCAD en EasyVision dragen bij aan de realisatie van onze visie

Interview met Tim Rengelink , TR Tuindesign

EasyVision

De overtuiging dat het ontwerp- en realisatieproces van tuinen professioneler kon dan hij tot dan gezien had, motiveerde Tim Rengelink in 2010 om in Silvolde zijn eigen bedrijf TR Tuindesign te starten. Inmiddels werkt hij met een team van vijf mensen, waaronder zijn broer, en heeft hij zich ten doel gesteld om gestaag door te groeien naar een hoger klantensegment. Hoe? Dat vertelt hij hier.

 

In eerste instantie viel Tim voor het vak van hovenier omdat hij gek is op groen en gek is op buiten werken. Nu hij inmiddels 16 jaar ervaring heeft, waarvan 8 jaar in zijn eigen bedrijf, haalt hij zijn voldoening uit het ontwerpen en aanleggen van de perfect passende tuin. Tim: ‘Ik wil meerwaarde leveren aan een huis door een mooie buitenruimte te creëren die naadloos aansluit op de uitstraling van het huis. Ik ben daar heel open in. Als een potentiële klant zelf een idee heeft dat daar niet aan voldoet, bespreek ik dat zeker. Soms zijn ze blij met mijn eerlijke mening, maar het gebeurt ook dat ze daarom voor een andere hovenier kiezen. Ik vind dat oké, ik vind het belangrijk dat klanten bij ons bedrijf passen; dat we de kwaliteit kunnen leveren waar we voor staan en dat er ruimte is voor onze persoonlijke en professionele benadering.’

 

Kwaliteit en professionaliteit

Kwaliteit en persoonlijke, professionele aandacht beginnen in de optiek van Tim bij een goede inventarisatie van de klantbehoeften, gevolgd door een duidelijke presentatie van het ontwerp en een fatsoenlijke offerte. Tim: ‘Het overgrote deel van onze omzet halen we uit het ontwerpen en aanleggen van tuinen, dat vind ik het leukste om te doen. Sterker nog, dat motiveerde me indirect om in 2010 voor mezelf te beginnen. Ik was ervan overtuigd dat de ontwerppresentatie en communicatie naar klanten beter en professioneler kon dan ik indertijd bij hoveniers zag.’ Dat was ook de reden waarom Tim ervoor koos om in zijn eigen bedrijf met het ontwerpprogramma HelixCAD van INFOGROEN te gaan werken: de start van een goede samenwerking, bleek. Tim: ‘De ontwerp- en presentatiemogelijkheden van HelixCAD spraken mij erg aan, evenals de manier waarop INFOGROEN mij benaderde en de implementatie van het programma begeleidde. Onze contactpersoon dacht echt met mij mee en gaf mij eerlijke feedback en advies.’

 

Uitbreiding automatisering bedrijfsproces

Nadat Tim enkele jaren geleden de overstap had gemaakt naar HelixCAD full (3D), was hij in 2017 toe aan de volgende stap in de automatisering van zijn bedrijfsproces. Het werd EasyVision. Tim: ‘Ik beheer in EasyVision nu al mijn projecten. Het programma werkt makkelijk en bespaart me tijd omdat ik alle informatie kan hergebruiken in alle fases van een project. Bovendien kan ik voor al mijn offertes, opdrachtbevestigingen en facturen een bij ons logo passende lay-out gebruiken en kan het programma gekoppeld worden aan HelixCAD voor bijvoorbeeld beplantingsplannen en tekeningen.’

Tim koos ook voor EasyVision omdat het pakket eenvoudig uit te breiden is met bijvoorbeeld een boekhoudmodule en een mobiele module die het op locatie inzien van projecten en het bijwerken van urenstaten mogelijk maakt. Tim: ‘Ik ga ervoor dat we uiteindelijk zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan kantoorwerk en zoveel mogelijk buiten zijn bij onze klanten. Daarom wilde ik in eerste instantie ook alle modules tegelijkertijd in gebruik nemen. Mijn contactpersoon bij INFOGROEN adviseerde me echter om dat niet te doen en te kiezen voor een stapsgewijze aanpak. Een wijze raad, bleek achteraf.’

Want hoewel de implementatie op zich soepel verliep en Tim uitermate goed te spreken is over de begeleiding en (online) uitleg van INFOGROEN, kostte het Tim moeite om afscheid te nemen van zijn oude patronen. Tim: ‘INFOGROEN had dat heel goed gezien. Ik had mezelf een eigen werkwijze aangeleerd, die achteraf gezien helemaal niet efficiënt was, maar waar ik wel aan gewend was. Ik moest als het ware ‘afkicken’ en dat kost omdenken en dus energie. Ik zou een collega-hovenier die net voor zichzelf begint dan ook adviseren om direct te starten met EasyVision: dan leer je jezelf van meet af aan een bewezen efficiënte werkwijze aan.’

 

Goede samenwerking

‘Uit dit voorbeeld spreekt voor mij overigens duidelijk waarom INFOGROEN voor ons bedrijf zo’n goede samenwerkingspartner is. Ze hadden mij ook meteen een compleet programma met alle denkbare modules kunnen verkopen, dan waren ze bij wijze van spreken in één keer klaar geweest.’ In plaats daarvan heeft INFOGROEN, zo ervoer Tim, gekeken hoe en in welke realistische stappen automatisering kan helpen om de ambitie van TR Tuindesign te realiseren. Tim: ‘Ik opereer met mijn bedrijf in een regio waar relatief veel hoveniers actief zijn. Daarom wil ik gestaag doorgroeien naar het hoge segment in de markt. Ik vind dat INFOGROEN met hun eerlijke, kundige advies en de producten HelixCAD en EasyVision echt bijdragen aan de realisatie daarvan. En daar ben ik uiteraard erg blij mee.’ 

 

Lees meer over dit interview >

EasyVision bespaart mij acht uur per week

Interview met Bram Engberts, Engberts Hoveniersbedrijf

EasyVision

Levende tuinen en kwaliteit. Daar staat Bram Engberts van Engberts Hoveniersbedrijf voor. Samen met een team van medewerkers tekent hij voor het ontwerp en het onderhoud van tuinen, parken en dakterrassen met zoveel mogelijk bomen en planten.

 

 

 

Bram’s passie voor groen zit diep, naast hovenier is hij onder andere ook beheerder van een arboretum. Een nevenactiviteit waaraan hij sinds zijn overstap op EasyVision meer tijd kan besteden. Bram: ‘EasyVision bespaart mij wekelijks zeker acht kantooruren.’   

In 2006 begon Bram vers van zijn hoveniersopleiding voor zichzelf. Met een duidelijke visie voor ogen. Hij onderscheidt zich in de markt door kwaliteit en door zijn plantenkennis waarmee hij tekent voor groene tuinen met maximaal 40% bestrating. Bram: ‘Ik ben een hovenier in hart en nieren en geen stratenmaker. Planten en bomen zijn wat mij betreft de sfeermakers in iedere tuin. Om klanten te laten zien welke groene keuzes er allemaal zijn, heb ik bijvoorbeeld een kwekerij/showtuin naast mijn hoveniersbedrijf.’ Als hij in 2015 de kans krijgt om beheerder te worden van het Beemster Arboretum en zich met zijn bedrijf in dit bos met 2600 verschillende soorten bomen en heesters kan vestigen, pakt hij die met beide handen aan. Bram: ‘Groen is heel belangrijk voor een gezond leefklimaat. Ik draag er graag aan bij dat mensen zich daarvan meer bewust worden.’ In het arboretum geeft Bram rondleidingen en workshops. Daarnaast geeft hij presentaties over de levende, groene tuin op regionale klimaatbijeenkomsten. Bram: ‘Daarin deel ik tips en trucs over hoe mensen hun eigen tuin zo groen mogelijk kunnen maken en houden.’   
 

Veranderende rol – automatisering

Zijn visie en aanpak worden gewaardeerd door klanten en zijn bedrijf groeit in elf jaar tijd gestaag door. Dat betekent dat zijn eigen rol ook veranderd is. Bram: ‘Door de bedrijfsgroei ben ik nu meer een ondernemer dan een allround hovenier. Ik werk niet meer mee in de uitvoering en besteed al mijn tijd aan verkoop, ontwerpen, planning en aansturing.’ Zijn rol mag dan veranderd zijn, zijn streven om de kwaliteit van zijn dienstverlening continu te verhogen, is dat niet. Zo boog hij zich dit jaar over de bedrijfsautomatisering. Bram: ‘Ik was het zat om te werken met losse papiertjes, Excel sheets, Word documenten en een steeds maar uitdijend papieren archief.’ Na zich georiënteerd te hebben, koos hij met overtuiging voor EasyVision van INFOGROEN. ‘INFOGROEN staat goed aangeschreven in de markt. Daarnaast kan EasyVision eenvoudig uitgebreid worden met extra modules. Omdat ik de automatisering stap voor stap wil invoeren, gaf dat voor mij de doorslag.’

 

EasyVision bespaart uren en levert geld op

Op de overstap naar EasyVision kijkt Bram positief terug. Hij startte met de automatisering van zijn klantenbestand, calculaties en offertes. Bram: ‘EasyVision is makkelijk in gebruik en levert veel efficiency op. Voorheen schatte ik per opdracht het aantal werkuren in en voerde die informatie zowel in Excel (calculatie) als in Word (offerte) in, met alle foutgevoeligheid van dien. Nu kan ik met hulp van door mijzelf vastgestelde tijdsnormeringen calculaties maken, die ik snel en eenvoudig door kan zetten naar offertes en werkbonnen. Dat levert mij alleen al een besparing van acht kantooruren per week op.’ Daarnaast ervaart Bram dat er geen ruis meer zit tussen zijn calculaties, offertes en daadwerkelijk uitgevoerde en gefactureerde uren. Alles is immers gebaseerd op dezelfde gegevens.

 

Via pc, tablet of telefoon

Bram: ‘Een ander groot voordeel van EasyVision is dat ik het programma zowel op kantoor achter mijn pc, als thuis op mijn tablet kan gebruiken. Ik vind het ook een prettig idee dat de back-up van mijn bestanden en de updates van EasyVision allemaal door INFOGROEN verzorgd worden. Temeer omdat de samenwerking met INFOGROEN goed is. INFOGROEN is toegankelijk en goed bereikbaar. Welke vraag ik ook heb, ik krijg altijd snel het juiste antwoord.’ Spijt van zijn keuze voor EasyVision heeft Bram dan ook niet. ‘EasyVision levert mij tijd en geld op.’

Lees meer over dit interview >

Veel meer zicht en nauwkeurigheid met passende software

Interview met Jan-Gerrit Dekker en Dennis de Jong, ROVA Holding

GroenVision Enterprise

Met de introductie van het softwareprogramma GroenVision van Infogroen heeft publieke dienstverlener Rova in Zwolle behoorlijke slagen gemaakt in de organisatie. Het enthousiasme is dan ook groot. ’We hebben nu software in huis die ons helpt een excellente operatie te voeren.’

 

Was Rova van oorsprong een publieke afvalinzamelaar, nu is dit bedrijf een publieke dienstverlener, die vanuit drie regiokantoren het afval inzamelt van eenentwintig opdrachtgevende gemeentes, die tevens aandeelhouder zijn. In enkele gemeentes is men ook verantwoordelijk voor reinigingstaken, zoals de veegdienst en de winterdienst. Deze kerntaken zijn uitgebreid met groenvoorziening, sinds 2011 voor Winterswijk en sinds 2012 voor de gemeente Zwolle. Van beide gemeenten is de gehele buitendienst overgenomen. Rova werkt samen met het sociale werkvoorzieningsschap in zowel Zwolle als Winterswijk.

 

Hetzelfde kwaliteitsniveau tegen lagere kosten

Gemeentes richten zich steeds meer op hun kerntaken. De afvalinzameling namen ze allang niet meer zelf voor hun rekening, en ook de groenvoorziening wordt nu veelvuldig uit handen gegeven. ‘Als ze dit soort taken niet meer zelf doen, zie je dat er baten zijn te behalen’, meent IT-manager Dennis de Jong. ‘Doordat wij een logistieke bril dragen, hebben we heel veel kunnen optimaliseren. We doen hetzelfde werk met minder inspanningen. Er is een vaste groep van 350 mensen bij ons werkzaam en daaromheen is er een flexibele schil van derden. We bieden de gemeente hetzelfde kwaliteitsniveau, maar dan tegen lagere kosten. En dit komt uiteindelijk weer ten goede aan de samenleving.’

 

Zoektocht naar passende software

In 2012, toen Rova de medewerkers van de afdeling Uitvoering van de gemeente Zwolle erbij kreeg, werd geconstateerd dat er eigenlijk geen software was voor de organisatie van het werk. In de tweede helft van dat jaar werd dan ook gezocht naar passende software. Dat resulteerde uiteindelijk in het programma GroenVision van Infogroen. ‘Wij waren daarvoor al wat aan het pionieren’, vertelt Jan-Gerrit Dekker, sinds 2012 werkvoorbereider Groen bij Rova. ‘De voorman vulde buiten op zijn computer al wekelijks zijn uren in en deze info werd bij ons op de afdeling verzameld. Wij hadden een koppeling gemaakt met met zijn urenaantal, maar dat was nog allemaal in Excel; deze digitalisering stond nog in de kinderschoenen. We werken nu twee jaar met GroenVision en merken dat we alles veel meer onder controle hebben; je kunt veel meer zien. Het werkt dus goed. Nu moet de begroting van volgend jaar weer worden opgemaakt. Je haalt de gegevens van voorgaande jaren erbij en je kunt in één oogopslag zien hoever je bent.’

 

Verhouding realisatie tot begroting

GroenVision is een compleet softwareprogramma, gebaseerd op wensen en ervaringen van hoveniers, groenvoorzieners en kwekers. Het programma maakt geïntegreerd, eenvoudig en mobiel werken mogelijk voor de groensector en garandeert een betere bedrijfsvoering met als gevolg rendementsverbetering. Dekker: ‘We kunnen nu precies zien hoe de realisatie zich verhoudt tot de begroting. Op afwijkingen kunnen we sturen. De voorman in de buitendienst voert de uren in. Wij controleren wekelijks op woensdag of de voorman alle uren heeft ingevuld. Er zit weleens één of twee uur verschil in en dan bellen we even.’ De Jong vult aan: ‘De gemaakte begrotingen zijn gebaseerd op door ons gecreëerde kengetallen. De begrotingen die je hebt weggezet, kun je dan weer gebruiken als referentie voor je realisatie. Het management en de voormannen sturen daarop. Uiteindelijk worden deze cijfers gebruikt om de organisatie te verbeteren, of om bij te sturen als je ergens uren tekortkomt die je ergens anders weer vandaan moet halen. Dat is een dialoog enerzijds, maar ook inzicht in de registratie anderzijds.’

 

Nauwkeurige calculaties

Voorheen was er veel gebaseerd op nattevingerwerk en werd er gekeken naar het voorgaande jaar. Nu zijn er met dit programma heel nauwkeurige calculaties te maken. ‘Nu kunnen we een heel mooi bestek in de markt zetten’, legt Dekker uit, ‘en we weten ook wat de markt als aanbod teruglegt, of dat dan een scherp aanbod is of niet. In het verleden ontbrak het daar weleens aan. Door het pakket is het ook gemakkelijk om goed om te gaan met verschillen in de wijken. Van het werk in de dienstverlening gaat maandelijks een factuur naar de gemeente Zwolle, maar incidenteel doen we ook werk dat afgerekend wordt op basis van inzet of een offerte. In dit programma kunnen we tevens facturen maken. Voorheen moesten we eerst een opzetje maken, waarna de collega van de afdeling Financiën de factuur verder moest opmaken. Maar dat was niet handig, want die belde dan wel drie keer omdat niet alles duidelijk was. Nu hebben we het zelf in de hand.’

 

Dossiermanagement

Ook leent dit programma zich prima voor dossiermanagement. De Jong: ‘We leggen hiermee vast welke correspondentie er is geweest met de verscheidene klanten en opdrachtgevers. Dan zie je alles bij elkaar. Er zit een duidelijke scheiding tussen de werkvoorbereiding en de daadwerkelijke uitvoering van het werk. De voorbereiding is faciliterend: zorgen dat het werk goed is voorbereid. We hebben ervoor gekozen om zo weinig mogelijk mensen in het veld met administratieve lasten op te zadelen. Die mensen moeten de handen uit de mouwen steken. De voorman moet echter zorgen dat hij binnen de begroting blijft.’ GroenVision kan ook worden gebruikt voor het maken van een jaarplanning. Dekker: ‘We onderhouden het groen; daaraan zijn productbladen aan gekoppeld waarin staat beschreven wat de gemeente van ons verwacht. Daaraan gekoppeld hebben wij in GroenVision de calculatie en de planning ingericht. Bijvoorbeeld: het gazon maaien begint in april en duurt tot november, dus de buitendienstmedewerkers moet ik in die maanden met een bepaalde frequentie inplannen om de gazons te maaien. Zo hebben we een jaarplanning gecreëerd, die we weer omzetten in maandplanningen. Dan kun je op voorhand al zien: ik heb zoveel eigen mensen; hoeveel heb ik er daarnaast nog nodig? We kunnen nu veel gemakkelijker schakelen wat betreft inhuur en personeelsuitwisseling tussen teams.’ De Jong: ‘We maken bewust geen planning op dagbasis, want dat gaat niet in het groen. De teams zijn vrij groot, maar je kunt ook niet zeggen wat je overmorgen of volgende week gaat doen. Want gaat het regenen of schijnt de zon?’

 

Meer zichtbaar

In het verleden liep de inhuur van derden nog wel eens te lang door, omdat er een bepaald aantal uren was begroot. Maar nu, in de ontwerpplanning, is de inhuur exact te zien. Soms is er een piek, soms een dal en dan wordt er bekeken hoe je dit kunt nivelleren. Dekker: ‘Zo ontstaat er veel meer rust in de organisatie. Er is meer transparantie. Voorheen was het moeilijk om bij je managers te verantwoorden wat je nu eigenlijk had gedaan en hoe het er precies voorstond; dat gaat nu veel beter. Alles is veel meer zichtbaar; de calculatie en de nacalculatie geven een duidelijk beeld.’ ‘Het programma heeft ons veel goeds gebracht’, voegt De Jong eraan toe.

 

Visueel versterken

GroenVision dekt echter nog niet alle behoeftes op het gebied van BOR. De Jong: ‘Er is geen directe link met het kaartmateriaal dat de gemeente beheert. Terwijl dit kaartmateriaal wel de brongegevens van ons werk bevat, zoals vierkante meters gras en strekkende meters haag. De tweede slag die wij willen maken, is een betere uitnutting van en toegang tot het digitale materiaal van de gemeente. Om dingen visueel sterk te maken of om areaaldetails te vergaren, moeten we nog bij de gemeente aankloppen. Misschien gaan we toe naar de situatie dat je op de kaart precies ziet hoeveel je al hebt gemaaid en geschoffeld. Wat dat betreft liggen er nog veel kansen voor digitalisering. Dit is voor ons ook nog een zoektocht, maar die gaan we samen met de gemeente Zwolle doen. De gemeente is eigenaar van de kaart en de objecten in het groen, maar wij zijn wel gebruiker en afnemer.’

 

HelixCAD

Wel maakt Rova nu ook gebruik van HelixCAD, waarmee CAD-tekeningen kunnen worden gemaakt. Dekker: ‘Hiermee kun je bijvoorbeeld een aanleg visualiseren. Als je een bestek in de markt zet, wil je ook graag een tekening erbij leveren. Het gebruik van dit programma staat bij ons nog in de kinderschoenen; nu draaien wij nog tekeningen uit in het gemeentesysteem en zetten we er met pen of potlood op wat er gebeuren moet. Met HelixCAD is dat straks veel makkelijker, wanneer wij de tekeningen van de gemeente Zwolle erin kunnen laden en zelf digitaal kunnen aanvullen en bewerken.’

Lees meer over dit interview >

AL MEER DAN 1000 BEDRIJVEN GINGEN U VOOR

Bel ons